Importare dall’estero in 10 passi. Parte 2: dall’ordine alla consegna

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Importare dall'estero

Come organizzare le operazioni di import in Italia dall’estero per il vostro business?

Se avete letto il nostro articolo Import in Italia dall’Extra UE: 10 passi per valutare il progetto e cominciare ad importare, avete già eseguito i primi 3 passi e raccolto tutte le informazioni necessarie; siete perciò sicuri che l’importazione di queste merci in Italia è redditizia per la vostra attività, sia che si tratti di produzione che di vendite. Proseguiamo.

Importare dall’estero – Parte 2: ordine, trasporto, dogana, consegna

Prima di qualsiasi collaborazione, consigliamo naturalmente di verificare l’affidabilità del fornitore. Richiedete una copia degli atti costitutivi o un estratto del registro della camera di commercio, il bilancio dell’anno precedente e altre informazioni in caso di dubbi. Non abbiamo dedicato un paragrafo specifico a questa che, in effetti, è una pratica usuale e scontata per qualsiasi transazione. Se avete bisogno di aiuto per la verifica su un fornitore russo, abbiamo un servizio apposito.)

Passaggi da 4 a 10

4. Otteniamo certificati e autorizzazioni (se necessari)

Questa fase può precedere o seguire l’ordine al fornitore. Dall’esecuzione del punto 2.2. del precedente articolo, sappiamo già di quali certificati o documenti avete bisogno e quanto tempo impiegherete voi, o il vostro fornitore, per ottenerli. Di conseguenza, o organizziamo prima l’ottenimento di licenze, autorizzazioni, certificati e quindi inviamo l’ordine al fornitore, oppure facciamo l’ordine e, mentre il fornitore prepara la merce, procediamo con l’ottenimento dei documenti necessari. La seconda variante è valida se le tempistiche di produzione sono lunghe mentre quelle per la certificazione o l’ottenimento degli altri documenti sono relativamente brevi.

È chiaro che se serve la certificazione per un prodotto, dovrebbe occuparsene il fornitore, magari dividendo le spese con voi; se invece servono permessi interni italiani riguardanti l’importatore (consultate i relativi siti statali come quello di https://www.esteri.it/mae/it), allora ve ne dovrete occupare voi.

5. Piazziamo l’ordine al fornitore

In questo caso dovete descrivere nel modo più dettagliato possibile le caratteristiche e le vostre esigenze per il prodotto, l’imballaggio e altri dettagli importanti che riguardano la qualità.

6. Riceviamo una conferma d’ordine firmata dal fornitore

Qui sono confermate tutte le vostre condizioni (caso ideale); se invece il fornitore non riesce a soddisfare tutte le richieste, ve lo deve indicare (caso più frequente).
Inoltre è necessario che sia indicata la data in cui l’ordine sarà pronto per la spedizione (termine di produzione, consegna).
In questa fase molto probabilmente dovrete stipulare un contratto di fornitura. Suggeriamo di inviare al fornitore la vostra bozza contrattuale, che ovviamente deve essere almeno in inglese e italiano. In alternativa il vostro fornitore vi invierà una sua bozza.
Riportate nel contratto tutte le condizioni relative alla qualità del prodotto, le richieste sull’imballaggio, le tempistiche di produzione, le penali per la spedizione ritardata, il termine per la presentazione di eventuali reclami sulla qualità e altre condizioni importanti. Assicuratevi di leggere bene il contratto e di descrivere le vostre esigenze nel modo più chiaro e dettagliato possibile.
Qui troverete qualche nota utile sui contratti: Stipulare un contratto con un cliente russo: il decalogo; Contratto di compravendita in Russia (bozza russo-italiano).

Contratto con partner russo - OBICONS

7. Organizziamo il trasporto

Circa due settimane prima della data di consegna pianificata, chiedete conferma al fornitore della data esatta e inviate l’ordine di trasporto alla società di trasporti che avete già scelto tra i vari preventivi che vi sono arrivati eseguendo lo step 2 del nostro viaggio (vedere articolo precedente).
Dopo aver ricevuto l’ordine di trasporto, il trasportatore deve comunicarvi la targa del veicolo e quando arriverà a ritirare la merce: comunicate quindi queste stesse informazioni al vostro fornitore.
Nell’ordine di trasporto potete indicare l’indirizzo dell’ufficio doganale in Italia con cui siete in contatto dove arriverà la merce per lo sdoganamento.

8. Verifica dei documenti prima della spedizione

Questa è una pratica obbligatoria quando siamo noi a gestire l’import. Come si dice, “È meglio prevenire che curare”. Controllate che i documenti non contengano errori e incongruenze con la merce effettivamente caricata e sarete sicuri di evitare la maggior parte dei problemi durante il viaggio, alla frontiera o alla dogana.
Il giorno della spedizione, prima di far partire il camion o corriere dal magazzino del fornitore per la dogana di export nel paese di partenza, chiedete al fornitore di mandarvi le bozze dei documenti e, se possibile, qualche foto del carico imballato.
Controllate la fattura, il packing list, il modulo CMR (qui potete leggere un articolo sull’importanza di questo documento). Se necessario, controllate anche gli eventuali altri documenti che il fornitore deve inviare insieme alla merce.
Assicuratevi che il valore indicato in fattura sia quello giusto e che la quantità, il codice doganale e il peso della merce siano correttamente indicati.
Se tutto è ok, confermiamo al fornitore che la merce può partire.

Capo Contabile è una di persone più importanti nell'organigramma di un azienda russa
documenti di trasporto per import
trasporto merci import dalla Russia

9. Preparazione per lo sdoganamento in Italia

Chiediamo al fornitore le scansioni dei documenti forniti all’autista subito dopo la dogana di export assieme alla copia della bolla di esportazione. Solitamente invoice e packing list devono essere timbrati e firmati dal fornitore. La CMR deve avere anche la firma dell’autista sull’accettazione del carico. In caso di spedizione via mare potrebbe passare qualche giorno prima che il fornitore vi possa inviare la bolla d’esportazione.
Una volta ricevuti questi documenti, inviateli alla dogana in Italia (spedizionieri doganali) che vi comunicherà gli importi degli oneri doganali (dazi, IVA ed eventuali altri pagamenti necessari).
Si consiglia di pagare tutto prima dell’arrivo della merce in Italia. L’IVA la dovrete versare se non possedete lo status di esportatore abituale; altrimenti sdoganerete con la dichiarazione d’intento.

10. Sdoganamento e accettazione della merce in Italia

10.1. Il veicolo/container arriva in Italia e viene presentata la dichiarazione di importazione. Questo avviene senza la vostra partecipazione e sapete perché? Perché avete seguito diligentemente le nostre indicazioni, preparando e pagando tutto in anticipo! Quindi tutto dovrebbe essere sdoganato al volo.

10.2. Scarico. Quando il camion arriva per lo scarico, controllate la quantità e l’integrità delle merci e dell’imballaggio, quindi firmate il CMR. Se il carico è danneggiato, scattate le foto dei danni, scrivete la relativa nota sulla CMR ed informate subito il trasportatore.

10.3. Controllate la qualità. Se, dopo lo scarico, rilevate una carenza quantitativa o qualitativa, fate reclamo al fornitore entro il termine stabilito dal contratto.

Speriamo comunque che il vostro carico arrivi sano e salvo, come nel 99% dei casi.

Esportare vino in Russia - OBICONS
Accettazione ordine dal cliente - OBICONS
documenti per spedire in Russia - OBICONS

Abbiamo cercato di delineare in dettaglio le fasi principali dell’importazione.

Naturalmente ogni prodotto e ogni tipo di trasporto hanno le loro sfumature e richiedono tutte o alcune delle attività descritte; quello che tenevamo a evidenziare è che, in generale, nell’import non c’è nulla di complicato: è solo una sequenza di azioni. Con la dovuta attenzione da parte vostra e il coordinamento organizzato con il fornitore, il trasportatore e l’ufficio doganale, tutto funzionerà alla perfezione con il minimo dei rischi e il massimo risultato finanziario per il vostro progetto di import.

Continuate a seguire il nostro blog!

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