Finalmente export: dalla fabbrica alle mani di un cliente lontano lontano. Step da 5 a 20

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Export Italiano - dall'ordine alla consegna - OBICONS

Finalmente export: dalla fabbrica alle mani di un cliente lontano lontano.
Step da 5 a 20

Continuiamo a parlare dei passaggi necessari per far arrivare il vostro prodotto a un cliente estero.
Nei due articoli precidenti La vostra azienda è pronta per l’Export? 5 Domande da porsi e Export: i primi 4 step da seguire per vendere all’estero abbiamo parlato di obiettivi e azioni da considerare per cominciare ad esportare. Se avete seguito le istruzioni, possiamo dire che avete già avviato la vostra “macchina dell’Export”. Un meccanismo che ha cominciato a girare per rendere internazionale la vostra azienda, fare uscire il vostro prodotto dai confini dei mercati dove operate solitamente e voi dalla vostra comfort zone e dal vostro abituale modus operandi.
Dopo aver seguito i primi 4 passi cosa abbiamo? Uno, o meglio più clienti esteri pronti ad acquistare il vostro prodotto.

Ora rimangono gli ultimi passaggi, dal 5 al 20. Per molti risulteranno meccanici e noiosi, poiché ricchi di burocrazia e stress: ma dopo aver letto tutto comprenderete meglio problemi e richieste del vostro cliente estero.

5. Negoziazioni

Attenzione, qui parliamo di negoziati concreti, ossia di quando il cliente conosce già il vostro prodotto e lo vuole acquistare (ricordiamo che avete trovato questo cliente e gli avete presentato la vostra azienda attuando il vostro piano, al punto 4 dell’articolo precedente).

Nelle negoziazioni finali con il cliente stabiliamo le condizioni principali:

    – Prezzo definitivo
    – Quantità (per una singola commessa, o per quantità stimate mensili o annuali che il cliente pensa di acquistare)
    – Termini di pagamento
    – Termini di consegna (in questa sede non ci soffermeremo sulla magica parola “INCOTERMS 2020”: su internet troverete una marea di informazioni e se volete vendere all’estero, dovete sapere di che si tratta!)
    – Tempistiche per la preparazione dell’ordine, documentazione necessaria, qualità e normative cui la merce deve corrispondere, imballaggi e molti altri dettagli che il cliente desidera e che voi potete fornirgli per soddisfare i suoi interessi ma anche mantenere buoni rapporti.

Esistono varie tecniche di negoziazione che vi permettono gestire un meeting in modo che il cliente ne esca contento e soddisfatto e che voi, pur concedendo qualche agevolazione qui e là, abbiate la certezza che tutte le spese e gli sforzi compiuti porteranno al profitto!

6. Firma del contratto

Se non avete esperienza nelle vendite all’estero, vi preghiamo di prendere sul serio la stipula del contratto.
Consideriamo ad esempio la Russia: qui il contratto in alcuni casi è obbligatorio, mentre in altri è solo una tradizione; comunque sia, potreste ricevere un documento da 5 fino a 1000 e più pagine (dipende dal volume dei vostri affari), le cui condizioni i vostri legali devono studiare e trattare per tutelarvi da possibili futuri rischi. Il contratto è sempre obbligatorio? No. Ma firmare con cognizione di causa un documento che stabilisce gli obblighi di fornitore e acquirente vi aiuterà a proteggere i vostri interessi in caso di disputa legale. Non è infrequente che aziende legate da anni di fruttuosa collaborazione finiscano in tribunale… (Se collaborate con clienti russi, date un occhiata al nostro articolo Stipulare un contratto con un cliente russo: il decalogo).

conclusione contratto con partner russo

7. Certificazione del vostro prodotto in un Paese estero

A seconda della tipologia del prodotto e degli standard del Paese in cui volete esportare, la certificazione può essere necessaria o meno. Questo passo può avvenire anche prima dei passi precedenti: potreste infatti decidere di ottenere prima il certificato e solo in seguito andare dal cliente a presentare il vostro prodotto; questo ha senso se siete sicuri che il mercato a cui puntate vi porterà dei profitti. La certificazione richiede tempo (la registrazione statale di un farmaco, o del vostro stabilimento e processo produttivo secondo gli standard esteri possono richiedere fino a un anno) e denaro. Il vantaggio di possedere un certificato del Paese dove andate ad esportare è che siete già pronti a vendere, con prezzi e situazione attuale della vostra azienda già rispondenti a tutti i requisiti necessari. Capirete bene che promuovere ora un prodotto per il quale, prima di arrivare all’importazione e vendita, serve un anno per ottenere il certificato, non avrebbe senso…

Ma torniamo a una situazione standard, ossia quando per la certificazione servono un paio di settimane o un mese. Se l’importatore estero è interessato al vostro prodotto, sarà lui ad occuparsi della certificazione anche dal punto di vista economico. Questo è ovviamente conveniente per voi dal momento che non dovrete compilare le carte e non vi costerà nulla; lo svantaggio è che il certificato in certi casi lo possiederà il vostro cliente estero, quindi poco probabilmente lo presterà a un altro importatore concorrente per sdoganare il vostro prodotto. Per questo motivo di solito consigliamo di partecipare alle spese di certificazione e concordare che sarete liberi di fornire il certificato anche ad altri vostri clienti nello stesso Paese.

Giungiamo così alla fase più piacevole e – finalmente – misurabile:

8. Ordine e Pagamento

Di solito quando si inizia a lavorare con un nuovo cliente si richiede il pagamento anticipato, perché non siete ancora sicuri dell’affidabilità della controparte: lo stabilirete nel contratto.

9. Produzione

Una sola regola: producete l’ordine del cliente nelle tempistiche stabilite dal contratto.
Sembra semplice, ma nel 50% dei casi non lo è. Se il “Made in Italy” è una garanzia di qualità in tutto il mondo, all’estero l’esperienza di “lavorare con un italiano” ha purtroppo una reputazione non altrettanto piacevole: spesso e volentieri le tempistiche di produzione non vengono rispettate (stiamo parlando soprattutto delle PMI italiani, che non hanno procedure interne ben precise). Questo stereotipo viene spesso sfruttato, inserendo nel contratto penali per i ritardi e poi applicandole ben volentieri, perché “tanto chi legge il contratto”?
Il problema dei ritardi è causato non solo dalla mancanza di procedure e processi organizzati, ma anche semplicemente dal fatto che, volendo soddisfare il cliente e vendere, l’imprenditore italiano in riunione ha la tendenza a promettere tempistiche irraggiungibili pensando “Vabbè, per ora l’importante è vendere, poi vedremo!” Avete già fatto cosi? Ahi ahi ahi!

10. Imballaggio adatto per il trasporto

Dovete sapere quale mezzo di trasporto userà il cliente: imballate il vostro prodotto in modo tale che non si danneggi prima di giungere a destinazione.

prodotti italiani export - preparare ordine alla consegna - OBICONS

Dopo aver ricevuto il pagamento (se anticipato) e aver prodotto l’ordine, il trasportatore del cliente arriva da voi, ritira la merce e per voi la vendita è conclusa (EXW); ma sapete esattamente cosa succede dopo?
Come viaggia il vostro prodotto, creato con tanta professionalità e cura?
Per semplicità qui considereremo un trasporto fuori UE via terra.

11. Consegna al trasportatore

A questo punto fate attenzione ai documenti: nulla che non sappiate già ma, se spedite all’estero, indicate i dati nella maniera più precisa possibile.
Quali documenti servono e perché? Guardate il contratto e/o chiedete al vostro cliente; i più frequenti sono fattura, packing list e CMR (Attenzione alla CMR! Leggete qui per capirne l’importanza).

Col punto 11. spesso per voi finisce la vendita: avete ricevuto il pagamento e consegnato la merce. Per EXW siamo a posto. Ma cosa succede adesso ai vostri cari prodotti?

12. Procedura doganale di Export

La dogana italiana emette la Bolla doganale EX1, dove dichiara che il vostro prodotto è stato venduto a un cliente estero. A ogni tipologia di prodotto – qualsiasi oggetto materiale che vediamo intorno a noi – appartiene un codice doganale (TARIC in Italia, HSCODE in inglese). Questo codice è valido per tutto il mondo e proprio in base ai dati doganali possiamo capire le statistiche di export e import in tutto il pianeta, gli scambi commerciali tra i Paesi e altre informazioni importanti.
Quindi, a meno che non abbiate già provveduto alla certificazione, in questo passaggio il vostro prodotto va classificato secondo il codice doganale e la vostra “statuetta di gatto” si trasforma in “Statuette ed altri oggetti da ornamento” nella categoria “Altri lavori di materie plastiche e lavori di altre materie”, con il corrispondente codice 3926 4000 00.
In questo modo tutte le dogane nel mondo parlano la stessa lingua.

trasporto merce in Russia - OBICONS

13. La prima parte del viaggio: transito nei Paesi UE

Nonostante l’assenza di controlli doganali, anche in questa fase è di fondamentale importanza che tutta la documentazione sia corretta, nel caso il trasporto venga fermato, ad esempio, da un normale posto di blocco.

14. Attraversamento della frontiera per uscire dall’Unione Europea

Qui i doganieri verificano che il peso complessivo dei camion corrisponda a quanto dichiarato nei documenti. Controllano anche eventuali altri permessi e certificati speciali (in casi relativamente rari servono per far entrare in un Paese alcune categorie di prodotti).

15. Viaggio verso il deposito doganale

Questo trasferimento può comprendere il transito attraverso altri Paesi per raggiungere la dogana di importazione, con relativi altri controlli.

16. Operazione dello sdoganamento di Import

Quando il camion arriva al punto doganale, il vostro cliente (o il suo broker doganale) compila la bolla doganale di importazione e la consegna per via telematica all’ufficio doganale statale, allegando tutti i documenti necessari che, usando sempre come esempio la Russia, sono:

    – Contratto di compravendita
    – Fattura commerciale e relativa traduzione
    – Packing list
    – CMR
    – Certificati e documenti aggiuntivi richiesti dalla legge per lo sdoganamento.

Il cliente paga dazio, tariffa doganale e IVA. Gli operatori doganali analizzano la dichiarazione di importazione, controllano i documenti e i pagamenti e spesso controllano fisicamente se qualità, quantità e peso dei prodotti corrispondono a quanto indicato nei documenti. Se va tutto bene rilasciano la merce e la bolla doganale di importazione per la libera circolazione nel Paese. Ora la merce viene registrata nella contabilità del vostro cliente e può essere venduta.

17. Viaggio verso il magazzino del cliente

Spesso, per ordini grandi o macchinari complessi, il camion va direttamente all’acquirente finale a cui è stato destinato l’ordine senza passare dal magazzino del vostro cliente.

18. Scaricamento del camion e controllo della quantità e qualità

Possono essere svolti dal cliente o da un suo rappresentante, ma anche dall’acquirente finale. In sostanza si verifica che il prodotto che avete promesso e per cui il cliente ha pagato corrisponda a quello arrivato.

19. Firma del documento di accettazione

Ci riferiamo soprattutto alla CMR, che serve per svincolare il trasportatore dalla responsabilità durante il trasporto.
Se va tutto bene, ora siamo a posto. In caso contrario potrebbe partire una contestazione secondo le procedure che avete stabilito nel contratto.

Accettazione ordine dal cliente - OBICONS

20. Vendita / installazione / consumo

Ora il vostro prodotto per i cittadini esteri è diventato “d’importazione”. Se non è stato venduto in anticipo, il vostro cliente lo vende all’acquirente. Poi, se necessario (ad esempio per macchinari complessi) e magari con la partecipazione dei vostri stessi tecnici, si passa a installazione e collaudo, oppure (nel caso di beni di consumo) alla distribuzione nei punti vendita al dettaglio.

Et voilà! Il vostro prodotto entra a far parte della vita di una famiglia o di un’azienda all’estero, che lo utilizzeranno godendo di tutta la professionalità, qualità, anima e cuore con cui lo avete creato!

Grazie a questi 20 step ora per voi è tutto chiaro.

Non sorprendetevi se il cliente vi chiederà di pesare bene le scatole, o di indicare determinate informazioni nei documenti, o ancora di fornire dei documenti aggiuntivi. Tutto sicuramente servirà a compiere l’export con successo.

Ora sapete come la statuetta che avete creato capiterà nella credenza di una famiglia indiana, che strada farà un pacco di pasta di vostra produzione per finire su una tavola in Ucraina, o quanti passaggi sono necessari affinché un vostro macchinario entri in funzione in uno stabilimento produttivo in Russia.

Sappiate che noi di OBICONS saremo sempre al vostro fianco per far sì che ognuno dei 20 passi sia facile e sicuro.
Pronti? VIA!

prodotto italiano esportato all'estero Barilla - OBICONS

Photo by Andre Moore from birthedintofatherhood.com

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