Documenti in Russia: tanta carta, tanta burocrazia!

Quindi ecco qualche info utile:

Non potete neanche immaginare il giro di documenti cartacei che accompagnano l’attività di un’impresa in Russia. Le aziende russe sono piene di carte!

Cominciamo dall’inizio:

il Direttore generale di un’azienda in Russia deve predisporre una delega per una persona che accetta e riceve la merce o che è autorizzata a firmare i documenti di routine ogni giorno, altrimenti anche nel caso di un giro d’affari medio-piccolo si troverà a fronteggiare quotidianamente una montagna di documenti da firmare anche con urgenza.

La delega è necessaria anche per un autista che va da un fornitore a ritirare 3 matite e un pacco di carta. Se non ce l’ha, tornerà in ufficio a mani vuote. Le deleghe possono essere valide per un ritiro singolo, oppure possono essere di carattere generale, con durata di un anno o termine diverso, per conferire il potere di firmare documenti contabili o relativi a risorse umane. (qui potete scaricare un esempio di delega russa di alcune importanti responsabilità tradotta in italiano) Ovviamente è consigliabile conferire deleghe generali solo a persone di fiducia; in alternativa è meglio prevedere una delega per ogni singola azione.

Tornando alla burocrazia, ecco un esempio. Ogni semplice compravendita di solito si accompagna con questi documenti che bisogna firmare e spesso timbrare con il timbro aziendale:
1. Atto di accettazione della merce TORG 12 o servizio ACT: sono documenti fiscali di contabilità (vedere, a riguardo, l’articolo in archivio); devono essere firmati dalla persona autorizzata e hanno valore legale, quindi obbligano il cliente a pagare.
2. Sciot factura «Счет фактура» un documento che viene consegnato insieme al servizio o alla merce se c’è l’IVA. In pratica è una fattura che serve per la registrazione dell’IVA.

3. Contratto: In Russia si firma quasi sempre se l’acquisto non è singolo e/o di poco valore!

Può essere “aperto” (con validità di un anno o più). Il valore di un contratto aperto solitamente non è fissato e la sua funzione è di stabilire condizioni e termini generali di collaborazione e tra fornitore e cliente. Questo tipo di contratto si utilizza per acquisti o servizi di cui l’azienda usufruisce costantemente (es. fornitura di cancelleria, acqua per l’ufficio, pulizia, etc.); in questo caso ogni fornitura si chiude con un atto e sciot factura. In alternativa il contratto va firmato per ogni singolo acquisto.

Inoltre c’è anche la documentazione interna aziendale, composta da numerosi documenti relativi a risorse umane, fisco, ordini, risoluzioni etc. che vanno firmati quotidianamente.

Riassumendo:

– Non spaventatevi per la tanta carta da firmare: in Russia è la norma.

– Scegliete sempre persone di fiducia a cui delegare il potere della firma dei documenti di compravendita di valore medio-basso, i documenti delle Risorse umane e quelli di routine.

(Spesso questa funzione nelle aziende piccole e medie è svolta dal capo contabile, che secondo la legge russa è responsabile anche penalmente per le attività collegate alle finanze della società; è quindi di suo interesse che i documenti siano corretti.)

Circondatevi sempre, quindi, di persone in grado di orientarsi nella burocrazia russa, con una conoscenza di russo e italiano tale da comprendere il senso un documento e confermarvi che possiate firmarlo. Non pretendete di tradurre ogni singolo documento, è impossibile: spendereste una valanga di soldi in traduttori rallentando i processi di business.