L’importanza del timbro della società in Russia
Spesso, quando firmate documenti in Russia (contratti, fatture, ddt), vi possono chiedere con insistenza, oltre la firma, anche di apporvi il timbro (sigillo) della società. Secondo la legge russa possedere il timbro della società non è un must (trovate gli estratti dalle normative sotto), ma è di fatto una grande tradizione e nel 98% di casi ve lo chiederanno.
In Russia il timbro rotondo della società con ragione sociale, numero di registrazione nel registro statale delle imprese, partita IVA e volendo il logo dell’azienda, è ancora molto utilizzato e quasi sempre richiesto dalla controparte sui documenti. Ancora oggi è opinione comune che il timbro rotondo confermi l’autorità del rappresentante della società di firmare i documenti.
Tempo fa in azienda esisteva addirittura un unico esemplare di timbro rotondo, che veniva custodito con grande attenzione – a volte dallo stesso direttore generale – poiché era la seconda conferma della visura.
Quindi, se collaborate con i russi, vi verrà spesso richiesto di mettere un timbro della vostra azienda (se non avete quello rotondo va bene anche quello rettangolare) su contratti e documenti.
Ovviamente anche in Russia esiste la firma elettronica, ma non è ancora molto diffusa: nel 99% delle commesse lo scambio di documenti avviene tuttora in modo cartaceo.
Sulle offerte commerciali, le lettere ufficiali importanti e gli altri documenti in uscita firmati dal legale rappresentante, di solito si appone il timbro rotondo, mentre per i documenti meno importanti spesso esiste un altro timbro con al centro la scritta “для документов” (“per documenti”). Questo timbro può essere utilizzato dagli impiegati autorizzati o delegati a firmare i documenti di routine, tipo ddt.
Comunque, se la controparte russa insisterà affinchè mettiate il timbro sui documenti ma voi non ne disponete al momento, ricordatevi questo:
Il timbro dell’organizzazione non appartiene ai requisiti che, secondo la parte 2 dell’art. 9 della legge federale del 06.12.2011 N 402-FZ “In contabilità” il documento contabile fiscale (compreso l’atto del lavoro eseguito) deve includere.
Morale: se secondo lo statuto della vostra società il timbro non è previsto, allora potete tranquillamente non metterlo poiché non è obbligatorio dalla legge.
Il timbro è obbligatorio solo se previsto dallo Statuto della società o dal documento stesso che firmate.
Vi auguriamo di firmare molti contratti e realizzare molti progetti!
