Le differenze tra contabilità russa e italiana

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Le differenze tra contabilità russa e italiana

Avete emesso fattura e pensate di essere a posto?
In Russia non funziona proprio così…

In Italia la fattura, una volta emessa, ha valore contabile e fiscale e deve essere registrata in contabilità.
In Russia l’analogo della fattura si chiama “счет” (si legge “Sciot”) e non è un documento contabile obbligatorio da registrare. È considerato più o meno come un proforma, similmente a un’offerta commerciale: se lo mandate a un cliente in Russia lui può decidere di pagarlo o anche no. Quando in Russia acquistate un bene non particolarmente prezioso, vi manderanno lo “Sciot”. Se il pagamento è anticipato, lo effettuerete e quindi vi dovranno consegnare la merce.

Qual è allora il documento fiscale obbligatorio in Russia?

Ce ne sono 2, vediamoli insieme:

1. Il documento che conferma la compravendita, ossia un “atto di consegna di beni o servizi”.
In sostanza è una bolla, che ha due versioni:
– per i beni materiali si chiama “Товарная накладная по форме ТОРГ 12” (si legge TORG 12). Contiene l’elenco dei prodotti trasmessi dal fornitore al cliente e i relativi prezzi senza IVA. E’ firmato dal fornitore e dal rappresentante del cliente che ha accettato la merce. Può essere timbrato con il timbro ufficiale rotondo dell’azienda o con quello “per documenti”
– per i servizi o lavori si chiama “Акт о выполненных услугах” (Atto di servizio / lavoro eseguito). Contiene l’elenco dei servizi o lavori svolti e i prezzi senza IVA. Come il TORG 12, viene sempre firmato sia dal fornitore che dal cliente per accettazione.

2. “Счет фактура” si legge “Sciot factura” ed è un documento a scopo di tassazione IVA. Ove l’IVA è applicabile (cioè quasi sempre), sia per i beni che per i servizi acquistati vi devono obbligatoriamente consegnare questo documento. Contiene il prezzo per la merce IVA esclusa, il valore dell’IVA e il prezzo IVA inclusa, che devono corrispondere esattamente.

Esiste inoltre un documento unificato che vale sia per i servizi che per la merce, chiamato УПД (UPD, abbreviazione di “documento universale di consegna”). Ha la stessa struttura e significato dei primi due, ma nella nostra esperienza lo abbiamo utilizzato molto di rado.

Ove l’IVA non è applicabile vi devono dare solo il TORG o l’ACT (oppure l’UPD con l’indicazione “senza IVA”).

E’ consigliabile che questi documenti riportino sempre la firma originale.

In Russia ogni giorno circolano milioni di buste postali contenenti TORG 12 o ACT originali, obbligatori nella contabilità delle aziende. Quindi i documenti originali vi saranno quasi sempre spediti (o rispediti in caso di smarrimento) via posta in 2 copie, solitamente a cura del fornitore che richiederà di reinviargli una copia con la vostra firma e timbro. Questi documenti si firmano una volta ricevuta la merce o eseguito il servizio o lavoro.

Se voi o un legale rappresentante avete firmato questo documento, significa che avete accettato la merce o servizio e siete obbligati a pagare. Non firmate questi documenti se c’è qualche problema di qualità o se il servizio non è completo: una volta accettato e firmato significa che siete pienamente soddisfatti di merce e o servizio ricevuti.
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Quindi in Russia se vi consegnano qualche bene, tipo caffè o cancelleria in ufficio, vi danno subito un TORG da firmare. Non consegnano niente senza TORG e dopo ogni servizio vi mandano un ACT.
Ovviamente vi possono mandare questi documenti in formato elettronico per la firma digitale; in questo caso non serve una versione cartacea, ma al momento in Russia questa prassi è ancora molto rara.
Spesso la quantità di documenti di compravendita da gestire, firmare, timbrare, spedire quotidianamente è tale da non poter essere gestita dal solo legale rappresentante. Di conseguenza se ne occuperanno il manager che segue il cliente e/o gli impiegati del reparto contabile: va bene, ma fate sempre attenzione a non prendere sottogamba la faccenda, perché in tribunale questi documenti sono considerati prove schiaccianti.

A tal proposito vogliamo raccontarvi un’esperienza che abbiamo vissuto personalmente.
Avevamo un buon rapporto con un cliente in Russia e l’azienda per la quale lavoravamo utilizzava servizi contabili in outsourcing. Un giorno i contabili non hanno controllato la consegna degli atti originali firmati dal cliente per i servizi prestati e il project manager non li ha fatti firmare dal cliente al termine del lavoro di supervisione. In seguito il cliente russo ha avuto gravi difficoltà finanziarie e di conseguenza ha negato di aver ricevuto i servizi dell’azienda italiana. Risultato: causa persa dagli italiani per un valore di 40.000 euro.

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