Una breve panoramica sui documenti delle Risorse Umane in Russia.

***“Ma quelli dell’Ufficio Personale cosa @$#*§ fanno tutto il giorno?”***

Una breve panoramica sui documenti delle Risorse Umane in Russia.

La gestione della documentazione del personale è parte integrante delle attività di qualsiasi organizzazione russa che utilizzi personale assunto.

L’attività dell’Ufficio Personale prevede la creazione e gestione di un’ampia lista di documenti, tutti inerenti ai dipendenti e a vari aspetti dell’attività: dall’organizzazione generale del lavoro al calcolo degli stipendi, fino alla protezione dei dati personali. È molto importante prestare la dovuta attenzione a tutta questa documentazione poiché le varie autorità di controllo, in qualsiasi momento, possono supervisionarne la correttezza e completezza: per esempio l’Ispettorato del lavoro, l’Agenzia delle entrate, Roskomnadzor e altre. L’esecuzione impropria dei documenti del personale comporta sanzioni che possono facilmente inficiare il successo economico del lavoro di tutta la squadra…

Colloquio assunzione personale in Russia, documenti

Di seguito annotiamo alcuni documenti personali di base che devono essere presenti in qualsiasi organizzazione, indipendentemente dalle sue attività:

Regolamento di lavoro interno (in russo abbreviato come ПВТР). Ogni nuovo dipendente deve leggerlo e firmarlo al momento dell’assunzione. Si tratta di un documento che regola, in conformità con il Codice del lavoro della Federazione Russa e altre leggi federali, la procedura di assunzione e licenziamento dei dipendenti e i loro diritti fondamentali, i doveri e le responsabilità delle parti di un contratto di lavoro, l’orario di lavoro, i tempi di riposo, incentivi e sanzioni applicate ai dipendenti ed altre questioni normative dei rapporti col datore di lavoro.

Regolamento sulla protezione dei dati personali. Anche questo documento deve essere letto e firmato da ogni dipendente in sede di assunzione.

Contratto di responsabilità materiale. Lo firmano i dipendenti che lavorano direttamente con i beni materiali dell’azienda, soprattutto coloro che gestiscono soldi e magazzini.

Questo tipo di contratto protegge l’azienda da furti e perdite poiché il dipendente diventa responsabile dei beni a lui affidati, diventando di conseguenza (si spera) molto più attento a stato, funzionamento e protezione degli stessi. In Russia è sempre necessario siglare questo tipo di accordo con i magazzinieri e le persone con incarichi simili.

*data l’importanza di questo argomento specifico, ne parleremo più dettagliatamente nei prossimi articoli.

Штатное расписание (formato T-3). È una specie di organigramma aziendale, contenente un elenco di suddivisioni strutturali, i nomi delle posizioni, le specialità, le professioni con indicazione delle qualifiche, nonché informazioni sul numero di persone previste per ogni posizione e i relativi stipendi di base. Si aggiorna ogniqualvolta sia necessario apportare delle modifiche. Per esempio se attualmente avete 3 saldatori ma avete deciso di assumerne altri 2, dovete aggiornare il documento.

Giornale di ricevimento e consegna dei libretti di lavoro dei dipendenti. Il libretto di lavoro (vedere descrizione in seguito) risale ai tempi dell’URSS ed è destinato ad essere sostituito dalla versione elettronica. Il giornale viene utilizzato per registrare i libretti di lavoro ricevuti dai dipendenti all’assunzione. Al momento del licenziamento il datore di lavoro è tenuto a restituire al dipendente il suo libretto con le annotazioni aggiornate al giorno di licenziamento! Il dipendente deve obbligatoriamente firmare il giornale per ricevuta, pena una sanzione al datore di lavoro.

Documenti HR in Russia: libro registrazione di libretti di lavoro

Programma delle ferie. Documento obbligatorio per legge, riporta le informazioni sulla distribuzione mensile delle ferie annuali retribuite dei dipendenti. È uno strumento molto comodo per le grandi aziende poiché ogni dipendente, all’inizio dell’anno, è tenuto a comunicare quando intende usufruire delle ferie, rendendo più semplice per azienda e colleghi organizzare il lavoro.

Contratto di lavoro. Si tratta di un accordo tra il datore di lavoro e il dipendente, in base al quale il primo fornisce al secondo un compito secondo la funzione lavorativa stabilita e il dipendente si impegna a svolgerlo personalmente. Essendo sostanzialmente lo stesso che viene stipulato in Italia non ci soffermeremo nella sua descrizione.

Contratto di lavoro con il dipendente in Russia - un documento obbligatorio per la gestione HR

Foglio personale. Va compilato al momento dell’assunzione per ogni dipendente e riporta dati e informazioni (nome, indirizzo etc.) tratti dai documenti personali.

Libretto di lavoro. (Трудовая книжка) Un libricino con copertina rigida grigia e stemma dorato della federazione Russa. (parliamo della serie più recente). È una sorta di “passaporto di lavoro” o CV, ufficializzato da ogni datore di lavoro, in uso in URSS dal 1938. Si tratta di un documento che riporta occupazione ed esperienza lavorativa del dipendente. Il datore di lavoro è tenuto a redigere una nota nel libretto di ogni dipendente che abbia lavorato per lui per più di cinque giorni. I libretti di lavoro per i dipendenti attualmente assunti devono essere conservati in azienda e, al licenziamento, restituiti ai dipendenti. All’interno troverete prima di tutto una pagina con i dati personali. A seguire, una tabella con queste colonne: Numero progressivo, – Data – Informazioni su assunzione / cambi di mansione / qualifica, licenziamento (con indicazione della causa di licenziamento) – Numero e nome del documento interno cui si riferisce l’annotazione.

Quindi, sul libretto di un impiegato, un’esperienza di lavoro si presenta all’incirca così:

03/01/2018 Matreshka Srl. Assunto nella posizione di Contabile – Ordine interno N° 23/2018

05/03/2018 Licenziato per accordi fra le parti secondo par. 1 art. 77 del Codice di Lavoro della federazione russa – Ordine interno N° 158/2018

Libretto di lavoro di un dipendente in Russia un documento di reparto HR

Ordini interni del personale (assunzioni, licenziamenti, ferie ecc.). Devono essere emessi per ogni occasione e visurati da un responsabile (legale rappresentante o capo reparto personale, se ha il potere di prendere queste decisioni). Per esempio, nonostante un dipendente all’inizio dell’anno debba comunicare il periodo delle ferie, deve comunque presentare una richiesta prima di usufruirne. Sulla base di questa richiesta si emette l’ordine interno del tipo: “ORDINE: Fornire al dipendente Ivanov le ferie retribiute annue dal / al” Seguono Nome e Firma del responsabile.

Tabella di registrazione degli orari di lavoro. Il datore di lavoro è obbligato a tenere un registro del tempo di lavoro effettivo di ciascun dipendente.

Questa è solo una parte dei documenti obbligatori; essi sono regolati dalle leggi della Federazione Russa e la maggior parte dal Codice di Lavoro.

Morale: Al giorno d’oggi il lavoro di un Ufficio Personale in un’azienda russa non è semplice, soprattutto quando si tratta di una società in via di sviluppo il cui personale è in continua espansione.

La gestione competente dei documenti e degli archivi del personale riduce al minimo il numero di problemi e il rischio di sanzioni durante le frequenti ispezioni, garantendo al tempo stesso la tempestiva esecuzione di tutti i documenti che accompagnano l’attività lavorativa dei dipendenti.