Come spedire la merce in Russia. Parte 2: documenti e informazioni necessari

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Documenti e informazioni necessari per spedire la merce in Russia

Torniamo nuovamente a parlare di esportazione in Russia e di come occuparsi di trasporto e sdoganamento senza errori ed evitando rischi.

Se avete già letto il nostro articolo Come spedire la merce in Russia. Parte 1: regole di base, sapete già che:

  • Nei documenti bisogna indicare non solo la merce, ma tutti i materiali che spedite (inclusi ad esempio campioni, omaggi, vino, gadget per Natale etc.)
  • È necessario pesare la merce e indicarne il peso preciso nei documenti
  • Bisogna spedire al cliente le bozze dei documenti di spedizione per conferma prima di far partire il trasportatore/corriere dal vostro stabilimento.
  • Documenti necessari per spedire merce in Russia

    Ora parliamo un po’ più nello specifico dei documenti di base e di come redigerli.

    Nel caso di un prodotto industriale che non richiede documenti aggiuntivi (come accade nel caso della frutta o di alcuni prodotti chimici pericolosi, medicinali o cosmetici), i documenti da produrre e consegnare all’autista, salvo diverse indicazioni del cliente, sono:
    1. Invoice (fattura commerciale)
    2. Packing list (l’invoice può contenere dettagli su quantità di prodotti, imballaggio, peso netto e lordo. In questo caso la packing list non serve)
    3. CMR (CMR è la lettera di vettura internazionale per il trasporto su strada. In caso di spedizione aerea o via mare si compilano Air Waybill (AWB) o Bill of Lading (BL or BoL). La CMR dev’essere compilata da voi e dovete conservarne una copia. Può accadere che l’autista non possieda un modulo CMR: potete scaricarne un modello qui.

    Invoice (fattura commerciale)

    L’invoice generalmente deve contenere i seguenti dati:

    Intestazione:

    – Numero documento (invoice / fattura)
    – Data documento
    – Dati del venditore (ragione sociale, sede legale e amministrativa, partita IVA)
    – Dati del acquirente
    – Ragione sociale e indirizzo di mittente e destinatario (solitamente corrispondono a quelli di venditore e acquirente, ma la spedizione può avvenire in triangolazione, oppure il punto di scarico può essere dal cliente di acquirente)
    – Termini Incoterms (es. EXW, FCA)
    – Termini di pagamento come da contratto o da accordi col cliente
    – Numero e data del contratto di vendita (se firmato)

    Descrizione merce:

    – Materiale/modello/parte/numero di serie/articolo/parametri tecnici/composizione chimica (se richiesti dal cliente)
    – Produttore così come riportato sull’etichetta della merce (se l’etichetta è presente)
    – Paese d’origine
    – Quantità di ogni articolo
    – Unità di misura
    – Valuta di pagamento
    – Prezzo unitario
    – Prezzo totale
    – Peso netto totale
    – Peso lordo totale

    Un’ulteriore informazione che favorisce lo sdoganamento in Russia è il codice TARIC (HS Code) per ogni prodotto: chiedetelo al vostro cliente che si occupa dello sdoganamento.
    Sul nostro sito potete scaricare un esempio di fattura commerciale per la Russia in formato PDF. Se vi serve un modello in Excel ve lo manderemo su richiesta.

    Packing list

    In pratica la Packing List ripete dati già presenti nella fattura, ma include informazioni dettagliate su imballaggio, quantità, pesi e deve contenere:
    – Numero documento (Numero di packing list, oppure indicare il numero della fattura)
    – Data documento (Può essere anche diverso dalla data di fattura)
    – E’ opportuno riportare l’intestazione dalla fattura, cioè acquirente, mittente, destinatario, numero del contratto etc.
    – Nome prodotto (Materiale/modello/parte/numero di serie/articolo/parametri tecnici/composizione chimica (se richiesti dal cliente)
    – Quantità in pezzi
    – Peso netto unitario
    – Peso lordo della singola confezione
    – Tipo di imballaggio (scatola di cartone, pedana di legno, etc)
    – Numero del collo
    – Peso netto totale
    – Peso lordo totale

    Anche nella Packing list è consigliabile inserire il codice doganale TARIC (HS Code). Semplifica il passaggio di frontiera poiché spesso viene richiesto un documento che riporti peso netto, lordo e valore commerciale per ogni codice doganale.
    Spesso i clienti russi vi chiederanno di apporre su ogni collo un’etichetta riportante il numero del collo stesso (la soluzione più agevole per voi), o addirittura riportante i dati completi dei prodotti contenuti in ogni collo, che quindi viene considerato come un posto di trasporto singolo: in pratica è come preparare una piccola Packing list per ogni pedana.

    CMR: lettera di vettura internazionale per il trasporto su strada

    In ultimo, la famosa CMR: nel articolo del nostro Blog La CMR: uno strumento fondamentale per le vostre spedizioni in Russia troverete un modello vuoto da compilare.
    Vi consigliamo di compilare la CMR nel modo più dettagliato possibile! Ricordatevi che si tratta di una sorta di “assicurazione sul trasporto”. Se il valore della merce è inferiore a circa 10 € al kg, in caso di danno il trasportatore vi dovrà coprire tutto il valore del danno! Fate sempre firmare la CMR all’autista quando caricate la merce sul camion e conservatene una copia.

    Attenzione: i dati su tutti i documenti devono corrispondere alla perfezione! Verificateli più volte prima di spedire.

    Altre note utili:

    1. Se il trasporto è a vostro carico ma siete d’accordo con il trasportatore che si occuperà lui della dogana in Italia (bolla EX1), non dimenticate di chiedergliene una copia dopo lo sdoganamento di esportazione.
    2. Dopo la consegna, cercate di procurarvi una copia della CMR firmata dal cliente. Se il trasporto non è a vostro carico il cliente non è obbligato a fornirvela, ma questa rappresenta la conferma che la merce gli è stata consegnata. Ovviamente il trasportatore ne possiederà una copia, ma se l’avrete anche voi, tanto meglio.
    3. Verificate il codice TARIC (HS CODE) con il cliente prima di inserirlo nei documenti. Per un cliente russo è importante che sia scritto correttamente.
    4. Mandate al cliente russo tutti i documenti prima della spedizione per conferma (sì, ve l’abbiamo già scritto nell’articolo precedente, ma vogliamo ribadirlo perché è importante!)
    5. Un ultimo consiglio, solo per cautela. Una mail al cliente per chiedere “Avete ricevuto tutto? È tutto a posto?” è sempre una buona cosa: una risposta affermativa a questa mail potrebbe tornarvi utile in futuro, in caso di contestazioni “postume”.

    documenti per lo sdoganamento in Russia - OBICONS

    Da prendere in considerazione

  • Se la spedizione o il contratto annuale con l’acquirente superano i 3.000.000 di Rubli (circa 40.000 Euro), per sdoganare la merce al cliente russo servirà anche un Contratto di compravendita firmato da voi, che egli dovrà registrare in banca prima della consegna. Si tratta di una legge, quindi non interpretate la richiesta di contratto come mancanza di fiducia. Sul nostro sito potete trovare la bozza contrattuale standard che si usa in Russia per una fornitura “semplice” (Contratto di compravendita in Russia (bozza russo-italiano).
  • Nel caso sia necessario qualche documento particolare (es. certificati, dichiarazioni di conformità, certificato d’origine etc.), sicuramente il cliente vi avviserà per tempo.
  • Potrebbe anche esservi richiesti il listino prezzi o un’offerta commerciale che precedano la data del contratto, poiché a volte la dogana obbliga a presentare queste informazioni per confermare il prezzo di vendita. Come sappiamo, infatti, per ridurre IVA e dazi da pagare in Russia alcuni importatori poco onesti si accordano con il fornitore per produrre una fattura con prezzi ribassati: ve lo sconsigliamo di cuore.
  • Se il vostro gestionale crea le fatture in automatico e non contiene tutte le informazioni sopraelencate, ma il cliente russo vi chiede di aggiungerle, fatelo! Nel caso la fattura non corrisponda alle richieste del cliente, fatene un duplicato in Excel e aggiungete le informazioni richieste.
  • documenti per spedire in Russia - OBICONS


    Morale: è importante impegnarsi a creare per i clienti un “sistema di comodità”.

    Concentrandosi sempre e solo sul vantaggio ovvio e diretto che proviene dalla vendita del nostro prodotto (il profitto), molti dimenticano di agevolare il cliente nella collaborazione con la propria azienda. Non dobbiamo curare solo il nostro prodotto ma anche tutto ciò che è ad esso collegato, come ad esempio la procedura di trasporto e sdoganamento.

    Avere documenti sempre in ordine vi garantirà un’immagine di azienda professionale e di grande esperienza nell’export.

    Siamo sempre a vostra disposizione per darvi consulenza e aiuto.

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