Preparare la partecipazione a una fiera: cosa portare allo stand

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Preparare la partecipazione a una fiera: cosa portare allo stand

Come annunciato nel nostro articolo “Come preparare e gestire una fiera. Capitolo 0: introduzione, siamo a pubblicare una serie di post per darvi qualche dritta su come preparare la partecipazione a una fiera.

La nostra esperienza pluriennale ci suggerisce che l’argomento di questo articolo, sebbene non appaia d’importanza fondamentale rispetto a fattori più basilari ed evidenti, sarà molto utile. Chi più, chi meno, tutti siamo teoricamente in grado di gestire gli aspetti che andremo a trattare; il problema è che quasi tutte le medie e piccole imprese li trascurano e/o lasciano come ultima cosa da preparare. Questo atteggiamento, da un punto di vista, è giustificabile: queste attività non fanno (apparentemente) parte del business, non sono direttamente collegate alla vendita e non richiedono molto tempo per l’organizzazione, quindi possiamo lasciarle alla fine della lista… Ma quanto influiscono queste cose “insignificanti” sul lavoro di tutta la squadra?

Oggi parliamo di oggetti, vettovaglie e piccoli accorgimenti che dovete portare con voi allo stand.

Come gestire le cose e perché?

1. Scegliete una persona responsabile che si occupi di preparazione e gestione “domestica”.

Questa persona “jolly” dovrà occuparsi delle seguenti attività:

  • Acquisto, raccolta e preparazione di tutti gli oggetti e le derrate necessarie (vedere sotto)
  • Mantenimento dell’ordine dello stand durante la fiera, sistemazione a fine giornata e preparazione per la successiva
  • Assistenza ai colleghi in caso di necessità
  • Personale per gestire stand - OBICONS

    Chi occupa questo ruolo deve essere sempre presente ed è preferibile non dare questo compito al personale di alta qualifica che sarà impegnato nelle relazioni con i clienti. Affidatevi piuttosto a qualcuno che non sia direttamente coinvolto nelle attività commerciali, a patto che sia una persona ordinata e organizzata. Portando nello stand uno/una stagista o una segretaria per gestire queste attività risparmierete tempo e denaro, perché le persone qualificate saranno concentrate sull’obiettivo di lavorare con i clienti e avranno tutta l’assistenza necessaria. Allo stesso tempo darete a un vostro collaboratore la possibilità di dimostrare le sue capacità.
    Piccola parentesi sentimentale: la carriera si chi scrive è iniziata esattamente così, 15 anni fa, da semplice stagista neolaureata. Avevo chiesto il permesso di partecipare alla fiera solo per curiosità e perché avevo studiato design della comunicazione e marketing. Al mio arrivo il caos e disordine regnavano nello stand e presi l’iniziativa di riorganizzare tutto: il risultato fu che continuai a lavorare allo stand per tutta la durata della fiera, a fianco dei migliori impiegati e tecnici. Da quel momento e per i successivi sei anni di collaborazione con l’azienda, oltre alle altre attività che già gestivo, mi occupai personalmente di organizzare tutte le fiere nazionali e internazionali.
    Ricordate: questo “jolly” non è un servo, ma un elemento importantissimo della squadra durante la fiera, pertanto dovete rispettarlo. Anche dal suo impegno dipendono successo e immagine della vostra azienda.

    2. Oggetti utili

    Per stilare una lista dettagliata e non ritrovarvi, durante la fiera, a correre dai concorrenti o nei negozi vicini a cercare qualcosa che vi serve, vi consigliamo un esercizio mentale:

    Immaginate che per voi lo stand, in questi 3-4 giorni non sarà semplicemente un ufficio, ma una casa dove ospiterete della gente. Dovrete quindi predisporre tutto ciò che serve per lavorare, ma anche per vivere!

    Per lavorare:

      2.1. Computer, hardware, stampante, TV

    Subito un consiglio: se siete in pochi sullo stand, portate il minimo indispensabile. Se ogni dipendente porterà il suo PC otterrete prese elettriche occupate, rischio di furti, poco spazio, concentrazione sul lavoro e non sul cliente (i collaboratori, soprattutto quelli bravi, inizieranno a leggere mail e rispondere: non avete pagato la fiera per questo, c’è tutto il tempo necessario durante il resto dell’anno).

    Consulenti per vendere ed esportare in Russia, lavoro con il cliente in fiera - OBICONS
  • Vi consigliamo quindi di portare SOLO 1 PC DI SERVIZIO dove ci saranno:
    -Un desktop PULITO e che tale rimarrà per tutta la durata della fiera
    -Una cartella con tutti i materiali promozionali aziendali, referenze e presentazioni; tutti i vostri collaboratori, prima della fiera, devono studiarne bene il contenuto per poter trovare velocemente quello che serve
    -Una cartella per ogni dipendente che lavorerà sullo stand, nella quale potrà raccogliere, in fase di preparazione, tutte le informazioni che ritiene necessarie o utili per la fiera
  • Un accesso al server aziendale in remoto
  • Chiavette USB: se avete materiali che vi aiuteranno a vendere, ma che non potete stampare o inviare via mail, pensateci. Potete scaricare al momento i file utili per il cliente e consegnarglieli, facendogli oltretutto dono di un utile gadget. Una chiavetta da 1 Gb vi costerà circa 3 euro e per qualche soldo in più potete personalizzarla col vostro logo.
  • Se avete del materiale video aziendale valido e di buona qualità, fatelo andare in loop su un bel televisore, purchè senza audio (o attivandolo solo quando necessario): lo stesso jingle ripetuto per 8 ore consecutive può essere alienante per chi lavora nello stand!
  • Stampante: vi serve davvero? In caso negativo, non portatela: occuperebbe solo spazio.
  • Prima dell’inizio della fiera verificate tutti i collegamenti e la connessione a internet: al momento dell’apertura tutto deve funzionare alla perfezione.

      2.2. Cancelleria: pensate a TUTTO ciò che avete in ufficio, vi servirà quasi tutto.

  • Carta bianca per stampare o, se non portate la stampante, per prendere note
  • Penne: se avrete 10 persone che lavorano sullo stand, portatene 50 😊
  • Evidenziatori
  • Marker permanenti. Perché? Per lasciare qualche messaggio agli addetti delle pulizie, o per scrivere sugli scatoloni dove imballerete le cose da riportare in ufficio dopo la fiera
  • Un bel po’ di nastro adesivo, sempre per motivi di imballaggio
  • Biadesivo e colla (attaccare qualcosa a qualcosa in fiera serve sempre 😊)
  • Pinzatrici e relative graffette
  • Forbici
  • Taglierini per la carta
  • Vaschette per lo stoccaggio delle note e dei documenti che arrivano allo stand
  • Un contenitore per tutta la cancelleria che userete durante il lavoro con i clienti, in un posto facilmente raggiungibile da tutti gli addetti
  • Un contenitore per gli oggetti non di prima necessità (es. nastro adesivo, colla, biadesivo) da nascondere da qualche parte per non creare confusione ed evitare oggetti inutili in zona di lavoro.

  • Articoli da portare in stand fieristico - OBICONS

      2.3. Per vivere (cose da casalinga 😊):

    Come detto in precedenza, per 3 giorni o più lo stand sarà la casa della vostra azienda, dove accoglierete degli ospiti. Quindi deve essere pulita e ordinata e vi serviranno:

  • Materiali per la pulizia: spugne, detersivi, alcool, panno carta. Per ripulire un campione di prodotto dalla polvere o il tavolo se un caffè si rovescia, o per lavare e asciugare una tazza o un bicchiere di vetro
  • Un piccolo set da cucito, spille da balia (da avere sempre in casi di forza maggiore)
  • Un kit sanitario di base: cerotti, aspirine, disinfettante
  • Fazzoletti umidi, antisettico per la pulizia delle mani degli standisti (piccola cosa utile), fazzoletti di carta
  • Spazzola da scarpe, spazzola per abbigliamento
  • Molti appendiabiti sottili, specie se parliamo di una fiera invernale
  • Prese multiple, prese triple, prolunghe! Al giorno d’oggi le prese non sono mai abbastanza
  • Bidoni e sacchi per la spazzatura (anche se solitamente sono inclusi nel costo dello stand e gli organizzatori ve li forniscono, spesso è meglio averne una scorta
  • Qualsiasi altra cosa che riteniate utile, purchè non sia ingombrante
  • Un contenitore per stoccare tutto ciò che abbiamo appena elencato (sì, entrerà tutto in una scatola. No, in questa lista non ci sono oggetti inutili. Un giorno ci ringrazierete)
  • 3. Cibo e bevande: come prepararli, come servirli, attrezzatura ed elettrodomestici.

    Decidete cosa proporrete ai vostri ospiti, ovviamente NON basandovi su quello che preferite mangiare o bere voi, ma su ciò che di solito si usa consumare nel Paese in cui si svolge la fiera (da dove, cioè, arrivano i vostri clienti). In Russia, ad esempio, si beve spesso tè con limone, quindi nel vostro stand dovrete avere qualche tipo di tè, limone, zucchero e tazze adatte: è il minimo.
    In questo articolo ci limitiamo a parlare di bevande e snack, ma qualunque cosa programmiate di servire deve essere pensata e gestibile nelle condizioni in cui si troverà in fiera. Sono chiaramente da evitare alimenti o bevande difficilmente stoccabili, o che devono essere conservati in condizioni particolari. Se lo stand è piccolo, evitate anche i prodotti che richiedono trattamenti particolari (lavaggio, preparazione etc.)

      3.1. Come prima cosa decidete cosa offrire da bere, per esempio:

    – Tè: consigliamo di averne nero, verde e ancora un tipo a scelta (es. deteinato, alla frutta, Earl Gray…)
    – Caffè: macchinetta e capsule, oppure solubile. Magari anche decaffeinato
    – Acqua: tanta acqua. Decidete subito in quale forma/confezione per voi sarà facile gestirla e stoccarla (distributore con boccioni? Bottigliette?)
    – Altre bevande a vostra scelta. Per esempio, in contesti in cui è consentito – e la Russia è CERTAMENTE uno di questi – una bottiglia di un buon alcoolico è un must. Se arriva un cliente interessante e che ama bere alcolici, offrirgli uno shot (magari pregiato) probabilmente lo avvicinerà ancor più al vostro business.

      3.2. Cosa portare per la preparazione delle bevande:

    – Latte, panna, zucchero, limone (in Russia vi chiederanno tè con limone una volta su due)

      3.3. Snack per accompagnare le bevande:

    – Biscotti, pasticcini, cioccolatini

      3.4. Altri snack:

    Cercate di scegliere qualcosa di nutriente, possibilmente in confezioni singole (in questo caso, attenzione allo spreco di plastica): qui lasciamo a voi la scelta. Se decidete di preparare panini o qualcosa da affettare, assicuratevi di avere spazio a sufficienza.

      3.5. Attrezzatura per conservare e preparare ciò che offrite:

    – Bollitore, macchinetta del caffè, mini frigo, coltelli, tagliere

      3.6. Stoviglie e posate:

    – Tazze e bicchieri adatti
    – Piatti e ciotole dove mettere gli snack
    – Cucchiaini
    – Tovaglioli (meglio piccoli e, magari, abbinati ai colori del vostro brand)
    – Vassoio per servire
    A proposito di tazze e piatti: visto che avete deciso di ascoltare il nostro consiglio e incaricare qualcuno che mantiene l’ordine nello stand, per motivi d’immagine aziendale ma anche ambientali vi consigliamo di utilizzare tazze di vetro, che sono sempre le più belle. La persona incaricata si occuperà di lavarle e asciugarle. I bicchieri per l’acqua e le bustine di zucchero possono essere monouso, ma teniamo sempre in mente la salvaguardia dell’ambiente.
    Ancora una nota: non portate tutte le scorte d’acqua e cibo nello stand. Ricordatevi che spesso, anzi sempre, lo spazio è limitato. Ragionate in termini di una giornata di lavoro. Il resto delle scorte può restare in macchina, sempre che le condizioni climatiche lo permettano e che abbiate una macchina. In alternativa, la ormai celebre persona incaricata può fare ogni giorno la spesa necessaria prima dell’apertura della fiera, o addirittura ordinarla online.

    Certo, contattare l’azienda che gestirà il catering sul vostro stand è sempre meglio per quanto riguarda bevande e cibo, ma se non disponete del budget necessario, vi assicuriamo che con la giusta organizzazione si può affrontare molto bene la situazione.

    fiera di saldatura Minsk

    Ogni giorno, prima dell’apertura della fiera, tenete nello stand una riunione di 30 minuti in cui ogni responsabile farà un breve riassunto dell’attività che gestisce e di come intende farlo.
    Stabilite insieme a quali domande può rispondere ciascuno, ripassate dove si trovano i materiali necessari e come utilizzarli. Tutti coloro che lavorano per voi in fiera devono sapere cosa possono trovare, dove possono trovarlo e – IMPORTANTE – dove devono rimetterlo!

    Ricordatevi che la partecipazione alla fiera vi è costata soldi e tempo per la preparazione. Ogni minuto sullo stand deve essere sfruttato per raggiungere il vostro obiettivo, certo non alla ricerca di una pinzatrice per attaccare un biglietto da visita a una brochure. Oppure, se offrite un caffè al cliente e ve lo chiede macchiato, a rispondergli che non c’è il latte.

    Ovviamente quanto abbiamo scritto non è applicabile a un’azienda gigante con uno stand di oltre 100 metri quadri… In questo caso ci sono sicuramente dei reparti di marketing che lavorano con procedure ben precise, ma se dovete organizzare una fiera con personale non specializzato, questo materiale potrebbe esservi utile.

    Se state programmando la vostra partecipazione a una fiera in Russia e avete bisogno di aiuto, OBICONS mette l’esperienza del suo team a vostra completa disposizione. Date un’occhiata al nostro pacchetto servizi “Showtime”!
    Per questo argomento ci sembra sia tutto, ma se abbiamo dimenticato qualcosa non esitate a scriverlo nei commenti. A presto e buone fiere!

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